برای موفقیت در کسب و کار، نیاز است که تحلیل کسب و کار صورت گیرد و با آنالیز آن، ایرادات و مشکلات برطرف گردد. اگر خواستید به این مهارت مهم دست یابید، می‌توانید کسب و کارتان را بهتر مدیریت کنید. با ما همراه باشید تا گام‌های تجزیه و تحلیل کسب و کار را مورد بررسی قرار دهیم.

تحلیل کسب و کار چیست؟

تحلیل کسب و کار فرایندی است که طی آن، نیازهای کسب و کار تشخیص داده می‌شود و راه‌حل‌هایی برای مشکلات مختلف کسب و کار پیدا شده و ارائه می‌گردد. می‌توان تحلیل کسب و کار را این‌گونه نیز بیان کرد؛ تعدادی وظایف و تکنیک برای ایجاد ارتباط بین سهامداران و ذینفعان است که به درک ساختارها، سیاست‌ها و عملیات‌های مختلف سازمان توسط آن‌ها کمک می‌کند. در نتیجه، آن‌ها می‌توانند برای رسیدن کسب و کار به اهداف خود، راه‌حل‌هایی را ارائه کنند.

تحلیل کسب و کار، روی نوآوری‌های مختلف در سازمان انجام می‌شود که ممکن است استراتژیک، تاکتیکی یا عملیاتی باشند. هم‌چنین ممکن است در محدوده یک پروژه یا کل سازمان اجرا شوند.

کاربرد تحلیل کسب و کار برای درک وضعیت فعلی، مشخص کردن وضعیت آینده و هم‌چنین مشخص‌ کردن فعالیت‌ها و اقداماتی که برای انتقال از وضعیت فعلی به وضعیت آینده لازم هستند، استفاده کرد.

چشم‌اندازهای مختلفی برای استاندارد تحلیل کسب و کار وجود دارد. راهنمای BABOK (business analysis body of knowle) تعدادی از چشم‌اندازها را توصیف کرده است که عبارتنداز:

• چابکی سازمان
• هوش تجاری
• فناوری اطلاعات
• معماری کسب و کار
• مدیریت فرایند کسب و کار

این چشم‌اندازها شبیه یک ذره‌بین عمل می‌کنند. فردی که از طریق آن‌ها، فرایند تحلیل تجاری را انجام می‌دهد، فعالیت‌های کاری‌اش را متناسب با وضعیت فعلی کسب و کار، مورد بررسی و ارزیابی قرار می‌دهد.

چرا تحلیل کسب و کار دارای اهمیت است؟

بخشی از برنامه هر کسب و کاری برای به حداقل رساندن میزان خطرات و ریسک‌ها، تحلیل کسب و کار است، زیرا همه کسب و کارها با مشکل و اختلال روبه‌رو خواهند شد که می‌تواند در شکل اختلاف‌های کاری، حملات سایبری، شکست تامین کنندگان و… بروز کند.

در نظر داشته باشید که بسیاری از کسب و کارها، صرفا فعالیت‌های روزمره و معمول خود را انجام نمی‌دهند. بلکه در راستای استفاده از فرصت‌ها و مقابله با مشکلات، پروژه‌هایی را در زمینه اعمال تغییرات سازمانی، بهبود فرایندها، توسعه یک محصول یا خدمت جدید طراحی و تعریف کنند.

چند مثال برای توضیح بیشتر

• اگر کسب و کارتان در شرایط رکود اقتصادی و کاهش قدرت خرید مشتری‌ها قرار گفت و فروش‌تان کم شد، چه‌ کارهایی باید انجام دهید؟
• اگر نرخ برابری ارز افزایش پیدا کرد و سبب شد یکی از رقیب‌هایتان از بازار خارج گردد؛ شما فرصت دارید سهم خودتان را از بازار افزایش دهید. چگونه از این فرصت به بهترین شکل ممکن استفاده می‌کنید.
• چگونه می‌توانید نقطه ضعف‌ها و مشکلاتی را که در فرایندها و محصولات‌تان وجود دارد، شناسایی کنید و برای حل آن‌ها برنامه‌ریزی نمایید؟

تحلیل کسب و کار می‌تواند برای همه این سوالات راه‌حل‌های مناسب و کارآمد  پیدا کند.

تحلیلگر کسب و کار

ابتدا با تعریف تحلیلگر کسب و کار آشنا شویم؛ سایت ویکی‌پدیا آن را به‌صورت زیر تعریف کرده است:

تحلیلگر کسب و کار شخصی است که فرایندهای تجاری، محصولات، خدمات و نرم‌افزارها را از طریق تجزیه و تحلیل داده‌ها پردازش، تفسیر و مستندسازی می‌کند.

تحلیلگران کسب و کار، وظایف تحلیل کسب و کار را که در راهنمای BABOK مشخص شده است، انجام می‌دهند. آن‌ها مسئولیت کشف، آنالیز و ترکیب اطلاعات جمع‌آوری شده از منابع مختلف درون سازمان را برعهده دارند. این اطلاعات شامل ابزارها، فرایند‌ها، مستندسازی‌ها است. تحلیگر کسب و کار، کسی است که مسئول شناسایی و واضح کردن نیازهای واقعی ذینفعان است تا مسئله‌های زیربنایی و دلیل‌های مختلف به خوبی مشخص‌ شوند.

توانایی ایجاد ارتباط بین اهداف سازمان و اهداف واقع‌گرایانه، دانش یک تحلیلگر کسب و کار است. ضمنا او باید بتواند برای رسیدن به اهداف واقعی، برنامه جامع و مفصلی را طراحی کند.

فعالیت‌هایی که یک تحلیلگر کسب و کار انجام می‌دهد:

• اهداف و مشکلات سازمان را درک می‌کند.
• نیازها و راهکارها را بررسی و تحلیل می‌نماید.
• ایجاد تغییر و تحول در سازمان
• مشخص کردن استراتژی
• آسان‌تر کردن فرایند همکاری با ذینفعان

مهارت‌های لازم تحلیلگر برای تحلیل کسب و کار

مهم‌ترین مهارت‌های تحلیلگر برای انجام مناسب تحلیل کسب و کار

• مهارت‌های ارتباطی او قوی است
• توانایی مشاوره بالایی دارد
• دارای مهارت‌های ارتباطی شفاهی و کتبی است
• مهارت تفکر تحلیلی را دارد
• مجهز به مهارت‌های حل مسئله است
• از ساختار کسب و کار آگاهی دارد
• دارای مهارت‌های سازمانی است
• دقت او بالا بوده و توانایی کامل کردن جزئیات را دارد
• می‌تواند هزینه‌ها را تجزیه و تحلیل کند
• توانایی مدل‌سازی فرایندها را دارا است.
• شبکه، پایگاه داده و تکنولوژی را درک می‌کند

مراحل تحلیل کسب و کار

تحلیگران برای تحلیل کسب و کار باید از مراحلی پیروی کنند که در ادامه آن‌ها را بیان کرده‌ایم:

۱. اطلاعات لازم را جمع آوری کنید

مهم‌ترین بخش از فرایند تجزیه و تحلیل کسب و کار، جمع آوری اطلاعات لازم است زیرا نمونه تحلیل کسب و کار، همواره با جمع آوری مقدار قابل توجهی از اطلاعات مربوط به پروژه آغاز می‌شود. تحلیلگران باید دامنه، الزامات و اهداف کسب و کار را کاملامشخص کنند به همین دلیل، تعیین زمانی برای جمع کردن اطلاعات، ضروری است.

وظیفه‌های تحلیگران در مرحله جمع آوری اطلاعات:

• تعیین نقش خود به عنوان تحلیلگر کسب و کار
• مشخص کردن ذینفعان اصلی
• درک دقیق سیستم کسب و کار و فرایندهای موجود
• شناسایی و بررسی کامل گذشته پروژه

شرایط و موقعیت‌های تاثیرگذار را شناسایی کنند. از ابزارهای مفید و کارآمد برای این منظور، تحلیل PESTLE است که جهت ارزیابی ۶ نیروی خارجی مهم کاربرد دارد:

• شرایط اقتصادی
• شرایط سیاسی
• شرایط اجتماعی
• شرایط تکنولوژیکی
• شرایط حقوقی
• مسائل اخلاقی

از ابزارهای موثر دیگر در این زمینه، ۵ نیروی Porter است که برای شناسایی عامل‌هایی مورد استفاده قرار می‌گیرد که امکان ایجاد فشار بر پروژه را دارند. این ۵ عامل عبارتند از:

• رقبا
• خریداران
• تامین کنندگان
• جایگزین‌ها
• تازه‌واردها

بررسی این نیروها کمک می‌کند تا میزان تاثیر آن‌ها بر پروژه تعیین شود.

۲. اهداف اصلی کسب و کار را مشخص کنید

حال تحلیگر باید استراتژی و هدف‌های کسب و کار را تعیین کند. فایده انجام این کار برای آن‌ها و مدیران، حفظ تمرکز بر چشم انداز پروژه است.

مسئولیت‌های یک تحلیلگر کسب و کار در مرحله تعیین اهداف:

• شناسایی انتظارات ذینفعان
• نسبت به آشکار بودن و قابل دسترسی بودن اهداف کسب و کار، اطمینان داشته باشد.
• اطمینان داشته باشد که اهداف کسب و کار، زمینه را برای تعیین قلمرو و محدود تجزیه و تحلیل فراهم می‌کند.

بهتر است بدانید که تکنیک‌هایی مانند تجزیه و تحلیل SWOT و تنظیم هدف SMART، از تکنیک‌های اثبات شده و کارآمد برای این بخش است.

۳. محدوده تجزیه و تحلیل کسب و کار را تعیین کنید

دامنه یا محدوده یک مفهوم پیشبردی است که به اعضای تیم شما کمک می‌کند تا نیازهای کسب و کار را بهتر درک کنند. دامنه، راهنمایی برای تمام مراحل فرایند تجزیه و تحلیل کسب و کار است.

وظایف تحلیلگر در این مرحله

• تهیه پیش نویس از محدوده و حوزه کسب و کار
• ارائه راه‌حل مناسب و موثر از ماهیت، فناوری و تغییرات فرایندی

۴. برنامه تجزیه و تحلیل کسب و کار خود را ایجاد کنید

از عوامل مهم برای موفقیت هر پروژه، برنامه‌ریزی است. تحلیلگر کسب و کار با همراهی صاحب پروژه، می‌تواند برنامه‌ای مفید را جهت ارائه الزامات، طراحی و تدوین کند. برنامه پاسخگوی بسیاری از سوالات شما و تیم‌تان درباره پروژه است، سبب شفافیت در فرایند تجزیه و تحلیل می‌شود و در تعریف دقیق الزامات پروژه به شما کمک می‌کند.

مسئولیت‌هایی که در ایجاد یک برنامه تحلیل کسب و کار نقش دارند:

• انتخاب مناسب‌ترین اقلام قابل تحویل
• فهرست خاص خروجی‌های تحلیلی کسب و کار تعریف کند، به‌گونه‌ای که دامنه را به‌طور کامل پوشش داده و ذینفعان را نیز شناسایی کند.
• جدول زمانی را برای تکمیل اقلام قابل تحویل کسب و کار را طراحی می‌کند.

۵. الزامات را با جزئیات تعریف کنید

الزامات و نیازمندی‌ها را شفاف، دقیق و قابل اجرا تعریف کنید؛ زیرا الزامات دقیق، اطلاعات لازم را برای تدوین راه‌حل‌ها و راهکارها در دسترس تیم پیاده‌سازی می‌گذارد.

مسئولیت‌های تحلیلگر در این مرحله

• جمع‌آوری اطلاعات
• بررسی و اعتبارسنجی محصول‌های خروجی
• تجزیه و تحلیل اطلاعات
• استفاده از اطلاعات برای تهیه پیش‌نویس اولیه
• طراحی سوالات مناسب برای حذف شکاف‌ها

۶. از اجرای فنی حمایت کنید

تحلیگر با هر روش و طریقی باید به تیم فنی کمک کند. از آن‌جایی‌که بسیاری از راه‌حل‌ها به استفاده از نرم‌افزار نیاز دارند، فردی که تحلیل کسب و کار را انجام می‌دهد، باید همراه تیم‌های IT کار کند.

وظایف اصلی تحلیلگرا سیستم در این مرحله

• راه‌حل نهایی را طراحی و بازبینی می‌کند
• با متخصصان تضمین کیفیت همکاری کند
• تغییرات را مدیریت نماید
• مستندات مورد نیاز را به‌روزرسانی و بسته‌بندی کند
• از درک اهمیت الزامات فنی اطمینان داشته باشد
• برای پاسخگویی به سوالات و کمک کردن به حل بعضی از مشکلات آمادگی داشته باشد.

۷. در اجرای راه‌حل به سازمان کمک کنید

در این مرحله، باید مستندات روشن و دقیقی را ایجاد کنید و به کاربران نهایی آموزش دهید. هدف این مرحله، مطمئن شدن از آمادگی همه اعضای تیم برای پذیرفتن تغییرات است. درصورتی‌که سازمان نتواند از راه‌حل‌ها به‌درستی استفاده کند، دستیابی به اهدافسخت و پیچیده می‌شود. برای همین، تحلیلگر سیستم باید در این مرحله از تحلیل کسب و کار برای حمایت از مجموعه، مشارکت موثر داشته باشد.

وظایف تحلیلگر سیستم در این مرحله

• تحلیل و توسعه اسناد کسب و کار که به شما، درباره تغییراتی خواهد گفت که باید در روند کسب و کار ایجاد شوند
• آموزش کاربران نهایی تا جایی‌که همه فرایندها و تغییرات را به‌خوبی درک کرده باشند.
• با کاربران کسب و کار همکاری داشته باشد

ارزش ایجاد شده توسط راه‌حل را ارزیابی کنید

در طول فرایند تجزیه و تحلیل کسب و کار، مراحل زیادی وجود دارد. نتایج و جزئیات بررسی می‌شوند، مشکلات حل می‌گردند، روابط شکل می‌گیرند و تغییرات مدیریت می‌شوند. به این ترتیب می‌توان ارزش ایجاد شده  توسط راه‌حل‌ها را بررسی و ارزیابی کرد.

مسئولیت‌های اصلی در این مرحله:

• ارزیابی پیشرفت واقعی
• پیشنهاد پروژه‌های پیگیری
• انتقال نتایج به حامیان پروژه، تیم پروژه و سایر اعضای سازمان
• …

آموزش تحلیل کسب و کار

تحلیل کسب و کار برای بهبود وضعیت آن، نیاز به آموزش دارد. آموزش تحلیل کسب و کار باید توسط افراد توانا و متخصص در آن حوزه صورت بگیرد که معمولا این افراد با تیم‌های آی‌تی همراهی دارند زیرا تحلیل کسب و کار با تکنولوژی در ارتباط است.

آنالیز کسب و کار

آنالیز کسب و کار به شما کمک می‌کند که با تحلیل کسب و کار خود، از عملکرد آن مطلع شوید، تغییرات لازم را اعمال کنید و بهبودهایی را در کسب و کارتان به وجود آورید. آنالیز کسب و کار فقط بررسی کسب و کار شما نیست، شما در بازاری فعالیت می‌کنید که رقبایی در آن حضور دارند، برای عقب نیفتادن از فضای رقابت، باید آن‌ها را مورد ارزیابی و بررسی قرار دهید تا همگام با تغییرات بازار پیش بروید و به صورت ناگهانی دچار شک نگردید.

چرا آنالیز کسب و کار حیاتی است؟

این‌که فقط بخواهید به مسائل روزمره خود فکر کنید، کار ساده‌ای است اما اگر کارها سرعت داشته باشند و از ابتدای روز تا انتهای شب باشند، آیا می‌توانید به برنامه‌های استراتژیک و بلندمدت خود فکر کنید؟ هر اندازه که مجموعه بزرگ‌تر شود، آنالیز کسب و کار برای بررسی وضعیت آن ضروری‌تر خواهد بود.

آنالیز کسب و کار به بررسی جامع کسب و کار در زمینه‌های مختلف می‌پردازد تا با تحلیل کسب و کار از وضعیت آن مطلع شود، کسب و کار را به سمت بهتر شدن پیش ببرد.

سخن پایانی

برای موفقیت در کسب و کار نیاز است که به صورت مداوم یا حداقل مرحله‌ای، آنالیز شود یهنی تحلیل کسب و کار صورت گیرد. در این فرایند ساختار کسب و کار و عملکرد آن مورد بررسی قرار گرفته تا ایرادات را پیدا کنند یا حتی موارد تازه و جدید را به کسب و کار اضافه کنند تا همراه با تغییرات، کسب و کار رشد و توسعه یابد.

برای انجام این کار شاید نیاز باشد که تحلیلگری را استخدام کنید یا خودتان  آموزش‌های لازم را درباره تحلیل کسب و کار ببینید تا بتوانید در مسیر توسعه کسب و کار گام بردارید.